在日本，商務(wù)信函過(guò)去有橫寫(xiě)和豎寫(xiě)兩種形式。由于橫寫(xiě)便于書(shū)寫(xiě)數(shù)字和外文打字．同時(shí)也便于整理裝訂保存，1962年2月25日日本總理府對(duì)文書(shū)管理規(guī)則作出了明確規(guī)定，自那以后內(nèi)閣官房、總理府等國(guó)家政府機(jī)關(guān)的公文書(shū)信都一律開(kāi)始使用公文紙按固定格式橫寫(xiě)了。同時(shí)，日本的民間企業(yè)也開(kāi)始模仿，不久這一形式的書(shū)信便成了日本政府公文、民間企業(yè)公司的商業(yè)應(yīng)用文的基本形式。日語(yǔ)商務(wù)信函的橫寫(xiě)形式可以歸納為如下模板。

(1)“記號(hào)、文件編號(hào)”，一般由發(fā)信的公司統(tǒng)一編號(hào)，以便存檔。

(2)“發(fā)信年月日”，其應(yīng)該和發(fā)文登記簿的日期一致。

(3)“對(duì)方公司名、所屬部門(mén)、頭銜姓名、敬稱”。在對(duì)方的名字后面加上“殿”或“檬”以表示尊敬。如果不是給個(gè)人的信，可在對(duì)方公司名稱后面加上“御中”。

(4)“己方公司名、所屬部門(mén)頭銜、姓名(印)”。

(5)“文件標(biāo)題”．其為該信的主題，相當(dāng)于中文的摘要，是用簡(jiǎn)短精練的語(yǔ)言把信中主要內(nèi)容提示m來(lái)的部分。

(6)“前文”，其為書(shū)信的開(kāi)頭部分，一般是由寒暄、問(wèn)候、道歉、致謝等有關(guān)套語(yǔ)組成。商業(yè)應(yīng)用文本身都比較簡(jiǎn)短，所以“前文”部分日語(yǔ)信函也比較簡(jiǎn)短，在內(nèi)容上富有商業(yè)色彩。前文中還有一些常用的固定套語(yǔ)，大都屬于寒暄問(wèn)候之類．意思多半是祝愿對(duì)方生意興隆、繁榮發(fā)展等，另外還有一些感謝之類的套句。一般日文書(shū)信中的“前文”中往往還有有關(guān)季節(jié)、天氣、自然環(huán)境等的寒暄語(yǔ)。但在商業(yè)應(yīng)用文中有時(shí)省略，因?yàn)槠�幅有限，要多�?xiě)一些實(shí)際內(nèi)容。

(7)“正文”，這一部分是商務(wù)信函的主要部分，因此也十分注意中心思想的表達(dá)。

(8)“結(jié)尾”，一般情況日文信函須在“結(jié)尾”部分叮囑“前文”中所談到的事項(xiàng)，以表示慎重。

(9)“內(nèi)容”，是對(duì)“正文”部分的具體說(shuō)明或附帶說(shuō)明。一般的商業(yè)應(yīng)用文中經(jīng)常在這一部分寫(xiě)金額數(shù)目、支付方法、支付銀行等。

(10)“另”是對(duì)”正文”和的“內(nèi)容”的后補(bǔ)充。

　以上是商務(wù)信函橫寫(xiě)形式的舉例。豎寫(xiě)形式近來(lái)幾乎不用了，但在特殊場(chǎng)合仍有人使用，像賀函用豎寫(xiě)形式常給人一種莊重、嚴(yán)肅的感覺(jué)。